Was muss ein modernes Besprechungszimmer heute bieten?

Meetings sind im Büroalltag unverzichtbar. Permanent wird mit Kollegen, Partnern und Kunden kommuniziert und so überrascht es nicht, dass bei vielen Unternehmen Meetings einen Grossteil der täglichen Arbeitszeit ausmachen. Dazu braucht es selbstverständlich geeignete Besprechungszimmer, welche die Bedürfnisse des Einzelnen, der Gruppe und des Unternehmens abdecken. Was ist bei der Ausstattung moderner Besprechungsräume zu beachten? Es versteht sich von selbst, dass man sich in diesen Besprechungszimmern wohlfühlen muss und dass diese Räumlichkeiten freundlich und hell gestaltet sind. Ein Besprechungszimmer ist auch eine Visitenkarte des Unternehmens. Der Kunde nimmt die Umgebungsbedingungen bewusst oder unbewusst wahr und dies kann sich auf ihre Geschäftsbeziehung auswirken. Neben den fundamentalen Gestaltungsaspekten solcher Räumlichkeiten sind es die technischen Anforderungen welche eine wesentliche Rolle spielen.

Haben sie oft Telefon- oder Videokonferenzen? Müssen sie oder ihr Team oft präsentieren? Möchten sie auch ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern zweckgerichtete und moderne Büro- und Kommunikationsmittel zu Verfügung stellen? Dann können ihnen die folgenden Tipps hilfreich sein. Ein PC ist im Büroalltag unverzichtbar, bieten sie in ihren Besprechungszimmern den Nutzern einen geschützten WiFi-Anschluss an um Kabelsalat mit den überlangen Netzwerkkabeln zu vermeiden. Ein Projektor (Beamer) an der Zimmerdecke befestigt, ist ein Muss für ein Besprechungszimmer.

Achten sie auf eine hohe Lumenzahl und eine möglichst geräuscharmes Model. Die Verbindung PC zum Beamer lässt sich auch drahtlos einrichten, dies bringt grösstmögliche Flexibilität. Das Bild des Projektors sollte auf eine weisse Wand bzw. Leinwand erfolgen. Leinwände lassen sich ebenso an der Decke befestigen und sind schnell per Knopfdruck ein- und ausgefahren. Wenn sie oft Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern und oder Standorten haben, so empfiehlt sich eine entsprechende Telefonkonferenzanlage mit der sie und ihr Team freihändig und in hervorragender akustischer Qualität mit Kunden und Partnern kommunizieren können.

Moderne Telefonkonferenzanlagen bieten mehrere Telefonverbindungen gleichzeitig, somit können sie ihre Partner aus München, Mailand, Madrid und Malmö gleichzeitig in der Leitung haben. Für internationale Unternehmen ist die Videokonferenz heute nicht mehr wegzudenken. Diese Systeme sind relevant, wenn visuelle Aspekte eine Rolle spielen.

Man will (muss) sehen und gesehen werden, gleichzeitig kann man aber per Dual-Screen die PowerPoint-Präsentation mit den Akteuren teilen. Eine Videokonferenz kann eine Geschäftsreise und Reisekosten ersetzen (muss es aber nicht) und hat sich somit schnell amortisieren. Ein gutes Besprechungszimmer, ausgestattet mit den richtigen Mitteln, wird nicht nur ihren Partnern in Erinnerung bleiben, sondern macht ihnen den täglichen Büroalltag um einiges leichter.